Phòng hội
thảo hay phòng họp
đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Trong môi trường
kinh doanh hiện đại không phải doanh nghiệp nào cũng đầu tư riêng cho mình những
hội trường sức chứa lớn hay phòng họp đa năng để sử dụng. Với sự phát triển của
thị trường BĐS cho thuê như hiện nay không khó để doanh nghiệp có thể
·
Tuy nhiên việc sắp xếp phòng hội thảo để phù hợp với từng sự kiện
là điều không phải ai cũng biết. Tùy vào tính chất của mỗi sự kiện và không
gian nơi diễn ra sự kiện mà các nhà tổ chức sẽ set up bàn ghế theo các phong
cách không gian khác nhau.
Có thể chia thành các
kiểu sắp xếp như sau:
– Sắp xếp theo kiểu nhà
hát phù hợp cho những sự kiện mang tính chất thông tin, trình diễn hay thuyết
trình mà người tham dự là khán giả. Hình thức này không được khuyến
cáo cho các sự kiện ăn uống hoặc có ghi chép.
– Đây là một cách
set up rất linh hoạt cho mọi loại phòng họp. Các hàng ghế có thể sắp xếp theo
hình tròn, bán nguyệt, thẳng hay sắp xếp về phía tiêu điểm.
– Có thể xếp so le các
hàng ghế để người sau không bị vướng tầm nhìn bởi đầu của người ngồi trước.
Nếu hội trường cho thuê có không
gian, bạn có thể chừa lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người
tham dự có thể di chuyển trong trường hợp cần thiết. Khoảng 2 – 3 lối đi như
vậy là lý tưởng.
– Tốt cho các sự kiện
đông người mà không cần ghi chép (như hội thảo giới thiệu sản phẩm)
* Nhược đểm:
·
Cần phải có sự thay đổi độ cao để phía sau có thể nhìn thấy sân
khấu mà không bị chắn tầm nhìn khi số lượng người quá đông
Không
có mặt bằng để ghi chép
·
Tính tương tác kém.
2. Sắp xếp kiểu chữ U
– Phong cách bố
trí này thường được sử dụng cho các cuộc họp: Hội đồng quản
trị, các cuộc họp ủy ban, hoặc các nhóm thảo luận, nơi
có một người nói, âm thanh, hình ảnh trình
bày hoặc tiêu điểm khác.
– Phòng họp chữ U có
khoảng cách tối thiểu là 5cm giữa mỗi bàn của người tham dự. Chừa khoảng
trống bên trong của chữ “U” và người tham dự chỉ ngồi ở bên ngoài.
– Tránh sắp xếp kiểu chữ
U cho những hội nghị lớn hơn 25 người, vì khi đó, các phần của chữ
“U” trở nên quá dài và không thể thúc đẩy sự
tham gia của người tham dự.
* Ưu điểm:
·
Không gian làm việc tốt
·
Tương tác tốt giữa những người tham gia
·
Lý tưởng khi nghe-nhìn hoặc thuyết trình của diễn
giả
* Nhược điểm:
Như đã nói ở trên, sắp
xếp hình chữ U không lý tưởng cho các nhóm lớn hơn 25 người.
– Kiểu sắp xếp này lý
tưởng cho các sự kiện có ghi chép hoặc có phát tài liệu để người tham dự tham
khảo hoặc dùng máy tính xách tay. Đây là giải pháp sắp xếp giúp thoải mái
nhất cho những cuộc họp dài và có không gian cho khách mời để vật dụng hoặc gác
tay.
– Các bàn được đặt phía
dưới sân khấu và mở rộng dần về phía cuối khán phòng. hướng tầm nhìn về phía
người nói.
– Khoảng trống giữa các
bàn trong phòng họp là khoảng 50 – 60 cm cho mỗi người trên một bàn, tùy thuộc
vào không gian và các vật dụng hay tài liệu cần sử dụng trong hội nghị.
– Không gian tối
thiểu giữa các bàn là 0,9 – 1m giữa mỗi bàn để lấy lối đi, con số này có
thể lớn hơn nếu diện tích cho phép.
* Ưu điểm:
·
Người trình bày có thể nhìn
thấy tất cả những người tham gia
·
Sức chứa lớn
trong không gian ít hơn
* Nhược điểm:
·
Tương tác ít
·
Nếu không khéo sắp xếp, đôi
khi những người tham gia chỉ nhìn thấy lưng của nhau.
– Kiểu bố trí phòng hội nghị thường được sử
dụng cho các cuộc họp Hội đồng quản trị, các cuộc
họp ủy ban, hoặc các nhóm thảo luận.
– Nhiều đơn vị
có sẵn những phòng với bàn hội nghị nhiều hình dạng.
– Nếu không có sẵn, bàn hội
nghị tiêu chuẩn có thể được đặt lại với nhau để tạo
thành một hình vuông, hình chữ nhật hoặc hình
vuông rỗng.
– Kiểu sắp xếp này phù hợp với những cuộc họp
trên dưới 15 người.
Nên nhớ, nếu sắp xếp lớn hơn, sẽ rất khó để người
tham dự nhìn thấy người khác đối diện họ khi ở 2 đầu bàn.
Ưu điểm:
·
Bầu không khí làm việc tốt
·
Tương tác cao giữa người tham gia
Nhược điểm:
·
Không lý tưởng cho các bài thuyết
trình nghe nhìn
·
Không lý tưởng cho những cuộc họp có diễn giả
·
Không lý tưởng cho các nhóm lớn hơn.
5. Kiểu Hollow (Rỗng ở
giữa)
Hội
nghị bàn vuông sắp xếp trong một bát
giác vuông hoặc hình chữ nhật, ở giữa để
trống. Ghế được đặt xung quanh phía bên ngoài của bàn.
Quy mô lớn hơn cuộc họp
thông thường của 12-30 người, mà tại đó sự tương tác giữa các người
tham dự là quan trọng và các cuộc họp khi
không có một nhà lãnh đạo hay diễn giả được chỉ định hoặc trình
bày.
Sắp xếp kiểu này rất hữu
ích khi cung cấp không gian làm việc cho mỗi người và khiến người
tham dự giao tiếp tốt hơn.
6. Kiểu Bàn tròn (tiệc set
menu – Gala dinner)
Các bàn hình tròn, mỗi
bàn thường từ 6 – 10 người, thường sử dụng trong các buổi sự kiện có ăn uống.
Thỉnh thoảng, có sự kiện người ta sắp xếp tiệc nửa bàn tròn, sắp xếp ghế một
nửa bàn để người tham dự có thể hướng mặt về phía sân khấu hoặc phía diễn giả.
Hội trường sắp xếp theo
kiểu này phù hợp trong những buổi hội thảo bao gồm phục vụ tiệc.
Ưu điểm:
·
Tốt nhất cho những buổi tiệc cần phục vụ ăn uống tận nơi cho khách
·
Tương tác tốt giữa những người tham gia ngồi cùng bàn.
Nhược điểm:
·
Chiếm nhiều diện tích.
7. Kiểu bàn Tiếp
khách hoặc Cocktail
– Bàn tiết diện nhỏ (thường là đường kính
15-30 cm hoặc 38-76 cm) với ghế.
– Thường được sắp xếp khi có tiệc tea break hoặc buffet.
Ưu điểm:
·
Ít diện tích, phong cách hiện đại, tương tác cho khách tốt.
Nhược điểm:
·
Không phải sự kiện nào cũng phù hợp để sử dụng.
·
Bình đẳng/ cộng đồng (Round set up with no table)
Phù hợp các mô hình họp
sáng tạo trong đó đề cao tối đa vai trò của người tham dự, yêu cầu nhiều không
gian cho hoạt động (điển hình mô hình Open Space).
Ưu điểm:
·
Tạo sự thoải mái cho người tham dự.
• Tạo
tâm lý bình đẳng và nhấn mạnh vai trò cá nhân.
• Tận
dụng không gian.
• Vô
cùng linh hoạt trong bố trí hoạt động hay luân chuyển giữa thảo luận nhóm nhỏ/
lớn.
Nhược điểm:
·
Không tạo được không khí trang trọng.
• Phụ
thuộc quy trình.
·
LIÊN HỆ: MRS PHƯƠNG
·
TÒA NHÀ SỐ 1 HOÀNG ĐẠO
THÚY
ĐỊA CHỈ 1: SỐ 1 HOÀNG ĐẠO THÚY- THANH XUÂN – HÀ NỘI.
·
ĐỊA CHỈ 2: BT 17 LÔ1
– KĐT NĂM THẮNG- NGÕ 67 CHỢ PHÙNG KHOANG- TRUNG VĂN – NĂM TỪ LIÊM – HÀ NỘI.
Blog:
http://chothuehoitruonggiarehanoi.blogspot.com/
